Antwoorden van Manita Overweg op vragen van secretaressen op en via de site www.webbep.nl.
opruimschema / opruimen rapporten “Beste Manita, Ik heb van mijn leidinggevende het verzoek gekregen een opruimschema voor een middag op te stellen om ons kantoortje (één grote kamer). Het gaat voornamelijk om de papierwinkel, boeken e.d. die zich overal bevinden in ons kantoortje. Daarnaast is het zo dat wij als opleidingsinstituut diverse rapporten en onderzoeksrapporten hebben. Wij hebben die eerlijk gezegd nu gestald op de vensterbank! Nu willen wij deze op een efficiënte wijze en goedkope wijze opruimen. Allerlei kasten aanschaffen is geen optie gezien het ruimtegebrek. Ook extern opslaan is geen optie aangezien we de rapporten vaak nodig hebben als naslagwerk. Ik hoor het graag van je! Zowel het opruimschema als het opruimen van de rapporten! Groeten Angelique en bij voorbaat dank.”
Antwoord Hai Angelique! Wat leuk dat jij al zo snel een hele leuke, inhoudelijke vraag aan mij stelt: je hebt de primeur!! Hierbij mijn antwoord: Helaas is één van de lastige dingen in mijn vak dat de Professional Organizer van een afstandje bijna nooit het beste advies op maat kan geven! Simpelweg omdat de Organizer het (nog) niet heeft gezien. Dus ik geef je zoveel mogelijk mee en dan hoop ik dat je er in ieder geval een eind mee kan komen. In de eerste plaats wordt jou een opruimschema gevraagd. Het is natuurlijk wel zo dat je niet zomaar als een kip zonder kop in een hoekje zou moeten beginnen, maar de kracht van dit soort werk zit ‘m er wel in dat je gewoon dóét. Ik zou je leidinggevende dus aanraden die wens te laten vervallen en van jou te verwachten dat je aangeeft op welke termijn je het klaar denkt te kunnen hebben. Hij kan ook van je vragen om iets over de te volgen volgorde te vertellen, maar hoe lang je ergens mee bezig zult zijn, zal ook afhangen van de hoeveelheid papier en dat is voor een expert en zelfs voor de betrokken werkneemster bijna nooit precies in te schatten. Om die volgorde te bepalen kijk je eerst goed naar de ruimte en naar dat wat er allemaal in moet gebeuren. Je kunt kiezen uit 2 methodieken. Of je begint daar waar je de meeste ruimte kunt maken (bijvoorbeeld in de kast waarin ordners staan uit het jaar 0), juist omdat je die (de kastruimte en de ordners) weer nodig hebt voor wel weer actuele informatie. Of je begint bij de meest recente stapels. Hiervoor zou je kunnen kiezen uit crisisoverweging. Omdat de nood hoog is en je iets heel belangrijks kwijt bent bijvoorbeeld en je het belangrijk vindt om die aanleiding meteen te gebruiken om de zaak structureel aan te pakken. Het tweede deel van je vraag gaat over de rapporten. Op zich gaat Professional Organizing vooral over effectiviteit en efficiëntie. Dus als het voor de collega’s en voor jou werkt op die vensterbank dan hou je alleen de nadelen over van het oog dat ook wat wil en het moeilijk tot niet kunnen schoonhouden. Je moet dat soort dingen zelf inschatten en evt. bespreken met de mensen met wie je werkt zoals je leidinggevende. En dan nog wat, de ervaring leert dat klanten bijna nooit iets bij hoeven te kopen, omdat er vaak bij een grote opschoonactie als vanzelf een hoop ruimte vrijkomt en ook opbergartikelen kunnen worden hergebruikt! Kijk even hoeveel ruimte er kan worden gemaakt in kasten door spullen die niet of nauwelijks worden gebruikt. Denk aan het maken van planken (goedkoop en ruimtescheppend). En een stelregel uit het vak is: hou de spullen die bij elkaar horen bij elkaar. (qua soort bijvoorbeeld boeken en ook qua thema bijvoorbeeld die van één opleiding bij elkaar). Mijn laatste tip is (en let ook op het eigenbelang): Overtuig je leidinggevende ervan dat je een middag met mij wil werken en dan schieten we én samen een heel eind op én ik kan je in een aantal kneepjes van het vak trainen: Als de basis goed is, kun je het ook heel makkelijk bijhouden!! Ik ben benieuwd naar je reactie op dit antwoord van mij. Dus als je wil, laat het me nog even weten!!
met vriendelijke groetjes en suc6 ermee! Manita
organiseren Ik ben pas gepromoveerd tot secretaresse vanwege bepaalde kwaliteiten die ik bezit. Ik vraag me af waar ik aan begonnen ben. Help
Antwoord Hi Patricia! Gefeliciteerd met die promotie!! Ik begrijp jouw vraag als een noodkreet, maar ik moet toch eerst even iets anders kwijt: Ik heb er alle vertrouwen in dat jij -nadat je voor je gevoel zo in het diepe bent belandt- het allemaal best voor elkaar krijgt: Ze hebben je toch niet zomaar op die plek gezet. Dus wees maar blij met die bepaalde kwaliteiten!! Nou het antwoord op de HELPvraag: Ik heb geen idee wat het is dat jou tot deze noodkreet aan heeft gezet: als het alle papieren om je heen zijn: dan heel kort door de bocht: doe alles wat bij elkaar hoort bij elkaar en maak er een aantekening op wat je ermee moet (en voor welke datum). Het makkelijkste is om in een hangmappensysteem die papieren te doen waarmee je dagelijks werkt: voor alle lopende projecten een hangmap, een hangmap voor de actuele stukken van het wekelijks overleg, één hangmap waarin je een A4tje stopt waarop je kunt schrijven wat je met je direct leidinggevende moet bespreken (en dit A4tje vervang je dan na elk overleg met hem) etc. In de ordners / in de kast doe je de stukken die betrekking hebben op minder frequent terugkerende zaken. Als het gaat om je taken en de volgorde waarin je zou moeten werken (hoe krijg ik dat allemaal gedaan) etc., dan raad ik je aan alles op lijsten te schrijven en de verschillende werkzaamheden in één agenda te plannen. Het is heel belangrijk dat jij van je leidinggevende weet wat hij of zij het meest belangrijk vindt! Nou goed, ik schrijf maar een paar dingen die misschien als handvaten kunnen dienen. Kun je misschien een begin mee maken. En zie ook mijn vorige antwoord, het is het allermakkelijkst als je van je directie gedaan krijgt om een dagdeel met mij te werken: dan kunnen we samen alles van meet af aan goed op de rails zetten en dan train ik je erin om doelgericht en slagvaardig te werken. Dan richten we je werkomgeving zo in dat jij er altijd je draai kunt vinden en dat ook anderen -bij jouw afwezigheid- de toegankelijke stukken kunnen vinden!
